update 1 maart 2021: helaas is reageren niet meer mogelijk!

Ben jij sterk in details, een echte info verzamelaar, vaar jij graag zelfstandig je eigen koers, en is uitzoomen en overzicht bewaren een automatisme voor jou? Kom dan werken als medewerker backoffice in onze verloskundigenpraktijk in Deventer! Wij zijn een middelgrote verloskundige stadspraktijk en met een team van vijf enthousiaste verloskundigen staan wij bekend om onze persoonlijke zorg en begeleiding. Samen met drie assistentes vormen we een hecht team waarin iedereen met plezier samenwerkt. Ben jij een echte duizendpoot? Ben jij een kei in plannen en organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw dag als medewerker van de backoffice ziet er als volgt uit. Je komt binnen op de praktijk waar de koffiepot al pruttelt. In het keukentje klets je bij met de assistente en de verloskundige die het spreekuur doet. Wellicht zie je de dienstdoende verloskundige ook nog even, omdat zij benodigdheden komt halen voor een bevalling. Je pakt een kop koffie en gaat achter je PC zitten. Allereerst inventariseer je hoe de status van de bestellingen van handschoenen, katheters en andere medische disposables is. Van hieruit neem je contact op met externe partijen, om samen de levering te plannen. Ondertussen monitor en controleer je verkoop van producten zoals tepelhoedjes, cordrings en zalf en houd je facturatie in de gaten. Je regelt overige administratie werkzaamheden ten behoeve van het spreekuur/praktijkondersteuning, zoals het uitvoeren van mailings en enquêtes, maar ook het vullen van cadeau-tasjes voor de nieuwe zwangeren.

De dagen in een verloskundigenpraktijk zijn dynamisch, maar soms ook druk doordat er cliënten langskomen voor controle, mensen bellen en mailen. Elke dag is een verrassing, omdat we van tevoren niet weten wat er gaat gebeuren. Daarom moet je ad hoc kunnen reageren. Zoals je kan lezen kan het heel hectisch zijn. Je moet snel kunnen schakelen, zonder je andere werkzaamheden uit het oog te verliezen. Daarnaast zal je samen met de assistente (frontoffice) veelvuldig overleggen om administratie en beheer te optimaliseren.

Je werkzaamheden zullen bestaan uit: 

  • Afhandelen en verwerken van inkomende niet-medische post en e-mails
  • Beheren van brochure- en foldermateriaal 
  • Beheren van de voorraad kantoor-, huishoudelijke- en verloskundige artikelen en bestelt indien nodig nieuwe artikelen. Je verzorgt het contact en de nazorg met leveranciers. Je archiveert deze documenten.
  • Coördinatie van verhuur GeboorteTENS
  • Coördinatie van uitleensysteem boeken uit bibliotheek
  • Coördinatie van productenverkoop, zoals cordrings, tepelhoedjes, Purelan- en aambeienzalf
  • Drukwerk beheren en bestellen
  • Verzorgen van administratieve afhandeling van declaraties en facturen. Je controleert, codeert en boekt facturen (zowel debiteuren als crediteuren).
  • Ondersteuning verlenen bij onderwijs-gerelateerde werkzaamheden, zoals ons rooster bijwerken, kopiëren onderwijsmateriaal, presentielijsten maken etc. Je krijgt hierbij de vrijheid om zelf ook mee te denken over het organiseren van nieuwe evenementen en workshops.
  • Notuleren van onze (team)overleggen 
  • Eventueel; Je voert agendabeheer voor de maten van de praktijk.

Om deze functie te kunnen, beschik je over:

  • MBO+ werk en denkniveau of je bent een startende HBO’er
  • Een uitstekende beheersing van Microsoft Office en je bent een ster in werken met Excel.
  • Affiniteit met financiën en cijfers
  • Ervaring met zelfstandig werken en regie behoud
  • Initiatiefrijk zijn en je bent altijd op zoek naar makkelijker en sneller werken (automatisering)
  • Affiniteit met verloskunde en bedrijfsvoering van verloskundigenpraktijk 
  • Organisatorische vaardigheden (plannen, prioriteiten stellen, overzicht houden, initiatieven nemen)
  • Goede beheersing Nederlands taal in spraak en op schrift

Herken jij jezelf hierin? Het is heel belangrijk dat jij in een hectische omgeving snel kan schakelen zonder het overzicht te verliezen. Jij wil je voor langere tijd aan een werkgever binden. 

Herken jij je daarnaast in het volgende:

  • Vind je leuk om te werken in een team en beschik je over sociale- en communicatieve vaardigheden (tactvol gedrag, luisteren, vriendelijk, empathisch vermogen)
  • Je hebt geen medische achtergrond 
  • Je vindt social media leuk
  • Je wil graag flexibel je uren en dagen inplannen, bijvoorbeeld omdat je kleine kinderen hebt (die nog naar school gaan)

Wij bieden jou een leuke baan van 8 uur per week met veel verantwoordelijkheden in een enthousiast en gedreven team. Je krijgt een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband en een marktconform salaris. Uren uitbreiding is bespreekbaar.

Kom je werken?

Stuur dan je CV en motivatiebrief voor 28 februari 2021. Heb je vragen, stel ze dan gerust per mail. We zien uit naar je reactie!

Met vriendelijke groeten,

Annemieke Smits, Ingrid Kiezebrink en Marlies Koers